Eine vollständige E-Mail Archivierung ist deswegen so wichtig und vom Gesetzgeber vorgeschrieben, weil eine E-Mail keineswegs unverbindlich ist. Im Gegenteil, eine E-Mail kann genauso verbindlich und rechtskräftig sein wie ein schriftliches Dokument und deswegen ist die E-Mail Archivierung auch für jedes Unternehmen Pflicht. Da es gerade bei großen Unternehmen zu einem ziemlich hohen Mailaufkommen kommen kann, ist eine professionelle E-Mail Archivierung hier eine gute Lösung. Diese kann zum Beispiel einen externen Speicher für die eigentliche E-Mail Archivierung zur Verfügung stellen, auf welchen über vorhandene Mailclients zugegriffen werden kann. Dadurch müssen Mails nicht auf dem eigenen Mailserver gespeichert werden, der sonst nach einiger Zeit garantiert überlastet wäre. Da die E-Mail Archivierung ja auch gesetzlich vorgeschrieben ist, begeht jeder Betrieb und jedes Unternehmen einen schweren Fehler, wenn es hier nachlässig ist. Für viele scheint das Phänomen E-Mail noch recht neu zu sein, zumindest als rechtsverbindliches Dokument, darf aber eben nicht unterschätzt werden.Wem eine mangelhafte E-Mail Archivierung nachgewiesen werden kann, der kann Probleme mit der Steuer bekommen, da es sich hierbei um eine Verletzung der steuerrechtlichen Buchführungspflicht handelt. Wer keine ordentliche und nachvollziehbare E-Mail Archivierung vorweisen kann, der bekommt je nachdem weniger Steuervorteile und kann im Fall eines Insolvenzverfahrens sogar strafrechtlich verfolgt werden. In bestimmten Fällen kann ein Unternehmen durch mangelhafte E-Mail Archivierung auch gezwungen werden, einen Schadenersatz zu zahlen. Bei gerichtlichen Streitigkeiten kann die E-Mail Archivierung eines Unternehmens ebenfalls eine entscheidende Rolle spielen, denn wenn diese ordnungsgemäß gesichert und verwaltet wurden, dann gelten sie vor Gericht als Beweismittel. Die E-Mail ist mittlerweile ein derart geläufiges Kommunikationsmittel geworden, dass sie auch ohne elektronische Signatur als Beweismittel zugelassen werden kann. Für eine ordentliche E-Mail Archivierung ist es aber natürlich dennoch unablässig, alle digitalen Signaturen mit abzuspeichern. So kann eine ordentliche E-Mail Archivierung beispielsweise Auskunft über Aufträge, Aufgabenverteilungen, Anfragen und andere wichtige Absprachen geben. Email:elizabeth.bournee@gmail.com |
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