Eine E Mail Rechnung ist wie der Name schon sagt, eine Rechnung die als E Mail verschickt wird. Das bedeutet, ein Unternehmen muss lediglich eine E Mail an seine Kunden verschicken und in deren Anhang die Rechnung stellen. Mit der E Mail Rechnung spart man sich also zum Einen die hohen Papierkosten und Portokosten und verringert außerdem den Aufwand, den die Erstellung und der Versand einer Rechnung sonst immer bedeutet hat. Eine E Mail Rechnung muss nicht ausgedruckt werden, benötigt keinen Briefumschlag und muss nicht zur Post getragen werden. Lediglich eine entsprechende Software für ihre Erstellung und ein Internetzugang sind für die E Mail Rechnung vonnöten. Das am häufigsten verwendete Format für die E Mail Rechnung ist PDF, da diese Dokumente von allen gängigen Office Programmen geöffnet werden können und automatisch schreibgeschützt sind. Prinzipiell sind aber auch Formate wie JPEG oder XML für die Erstellung einer E Mail Rechnung möglich.In den meisten Fällen wird eine E Mail Rechnung dann vom Empfänger zur Archivierung ausgedruckt, dem Absender bleibt dies aber erspart. Er kann seine E Mail Rechnung ganz einfach in elektronischer Form zum Beispiel auf einer externen Festplatte sichern. Es ist in Deutschland im Gegensatz zu vielen anderen europäischen Ländern üblich, Rechnungen nicht zu unterschreiben. Daher sieht eine ausgedruckte E Mail Rechnung auch genauso aus wie eine herkömmliche Rechnung in Papierform. Dennoch darf man nicht den Fehler begehen zu glauben, dass eine E Mail Rechnung vom Fiskus gleich angesehen wird wie eine Rechnung auf Papier. Das deutsche Steuergesetz verlangt, dass eine E Mail Rechnung, wenn sie für Steuerabzüge geltend gemacht werden soll, mit einer sicheren elektronischen Signatur versehen sein muss. In Deutschland gelten nur die qualifizierten elektronischen Signaturen, für deren Erstellung man ein Zertifikat benötigt, als rechtsverbindlich. Das muss man beim Erstellen einer E Mail Rechnung auf jeden Fall bedenken. Email:elizabeth.bournee@gmail.com |
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